Legalisasi Dokumen Kemenkumham dan Kemlu secara Online

Ketika kita hendak melamar long-term visa suatu negara untuk tujuan study, kerja, atau menikah atau tinggal menetap di negara tersebut, salah satu dokumen yang biasa dibutuhkan adalah SKCK yang dilegalisir oleh Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) dan Kementerian Luar Negeri (Kemlu). Sebelumnya saya sudah bahas cara lamar SKCK di Mabes Polri untuk keperluan luar negeri atau urus visa. Sekarang cara legalisasi dokumen di Kemenkumham dan Kemlu.
Kemenhukham dan Kemlu baru saja merilis sistem legalisasi dokumen online. Tujuannya adalah untuk memudahkan masyarakat dalam melakukan legalisasi dokumen. Sebelumnya sistem legalisasi dilakukan secara manual dan membutuhkan waktu 2-4 hari untuk masing-masing kementerian. Dengan sistem online, waktu tersebut diharapkan bisa dipersingkat dan membasmi bisnis legalisasi dokumen oleh calo yang suka menerapkan tarif tidak rasional dan berisiko tinggi. Bahkan katanya Kemenkumham dan Kemlu tidak lagi melayani legalisasi manual, semua sudah sistem online.
Seharusnya jika tidak ada masalah dengan sistem online, legalisasi di setiap kementerian bisa selesai 3 jam saja. Malang sekali saya membutuhkan di saat masa transisi dari sistem manual menjadi online, dengan sistem yang belum stabil saya menyelesaikan legalisasi di kedua kementerian tersebut selama satu setengah minggu, padahal saya butuh mendesak. Itulah yang menginspirasi saya menulis postingan ini, semoga bisa bermanfaat bagi teman-teman, dan semoga pada saat teman-teman butuh, sistem online tidak bermasalah. Here we go...

LEGALISASI ONLINE KEMENHUKHAM
Tugas Kemenhukham di sini adalah mengesahkan tandatangan pejabat yang ada di dokumen kita. Karena itu specimen dan tandatangan pejabat yang menandatangani dokumen kita harus sudah terekam di database Kemenkumham. Untuk SKCK yang dikeluarkan oleh Mabes Polri, tanda tangan pejabat yang bersangkutan sudah otomatis terekam di database Kemenkumham. Tapi untuk dokumen lain, seperti SKCK yang dikeluarkan oleh Polda/Polres, ijazah/transkrip nilai, surat keterangan belum menikah, akta nikah, akta lahir dan dokumen lainnya harus disahkan dulu oleh notaris yang specimen dan tanda tangannya sudah terdaftar di database Kemenkumham. Untuk keperluan luar negeri, dokumen tersebut harus diterjemahkan dulu ke dalam Bahasa Inggris oleh penerjemah tersumpah sebelum disahkan oleh notaris. Setelah disahkan oleh notaris, baru lanjut ke legalisasi Kemenhukham dengan langkah-langkah di bawah ini:
1. Kunjungi http://legalisasi.ahu.go.id
Buat akun, aktivasi akun lewat email, dan login.
2. Buat permohonan legalisasi dengan mengklik Daftar Permohonan, isi data diri pemohon dan informasi mengenai dokumen yang hendak dilegalisasi, upload photo dokumen yang hendak dilegalisasi (bisa dalam bentuk pdf atau jpg), kirim permohonan.
3. Tunggu pegawai Kemenhukham melakukan verifikasi atas dokumen yang anda upload, setelah verifikasi selesai dan permohan disetujui, anda akan mendapat pemberitahuan pada bagian notifikasi. Kalau belum ada pemberitahuan, tunggu 1x24 jam sebelum melaporkan.
4. Sementara itu, status permohonan bisa dilihat pada bagian Daftar Transaksi. Kalau anda buka kembali Daftar Pemohon, anda bisa melihat detail dokumen yang akan dilegalisasi. Saat anda klik 'lihat' atau 'detail', mungkin yang muncul adalah dokumen orang lain, maklum sistem kadang eror . Tapi tidak apa-apa kalau yang muncul adalah dokumen sejenis. Misalkan anda ingin melegalisir SKCK dan saat anda cek 'detail' yang muncul adalah SKCK orang lain, tidak masalah.
5. Setelah verifikasi selesai dan permohonan anda disetujui, anda akan menerima email dan pemeritahuan pada akun. Tunggu sampai voucher pembayaran diterbitkan. Seperti sebelumnya, tunggu sampai 1x24 jam. Saya harus menunggu hampir 2 hari agar voucher pembayaran terbit, sistem lagi eror
6. Apabila voucher pembayaran sudah terbit, anda akan mendapat notifikasi pada akun anda dan anda boleh mendownload voucher pada bagian Daftar Transaksi. Pada voucher akan tercatat kode voucher dan deadline pembayaran, biasanya diberi waktu seminggu.
7. Bayar di Bank BNI atau BJB (ada di loket legalisasi Kemenhukham yang terletak di gedung CIKS) dengan menunjukkan voucher. Biaya legalisasi per dokumen ialah Rp25.000. Kalau pada hari libur, bisa dibayar lewat ATM bank apa saja. Caranya pilih menu pembayaran-penerimaan negara-pajak. Mungkin beda bank beda prosedur, seperti ATM Bank Mandiri prosesnya: pembayaran-penerimaan negara-lainnya-pajak-kode instansi (ketik 50012), kode billing (yaitu kode yang ada pada voucher). Setelah layar ATM menunjukkan laman konfirmasi, ketik 1 dan lanjut. Pembayaran selesai. Tidak kena biaya administrasi. Paling gampang sih langsung ke bank BJB atau BNI yang di gedung CIKS.
8. Beri struk pembayaran yang berwarna pink kepada petugas di loket 1 atau 2, stiker legalisasi Kemenhukham akan dicetak oleh petugas. Setelah stiker dicetak, anda cukup menempelkan sendiri stiker tersebut di bagian belakang dokumen yang ingin dilegalisasi. Dan dokumen andapun sudah selesai dilegalisasi oleh Kemenhukham
Alamat loket untuk urusan legalisasi dokumen Kemenhukham :
Gedung CIKS,
No.84-86, Jl. Cikini Raya, RT.14/RW.5, Cikini, Menteng, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10330, Indonesia

LEGALISASI ONLINE KEMLU
Nah, tugas Kemlu di sini adalah mengesahkan tanda tangan pejabat Kemenhukham yang ada di dokumen kita. Caranya:
1. Download applikasi 'Legalisasi Dokumen' Kementerian Luar Negeri di Playstore.
2. Isi data diri dan buat permohonan. Isi detail mengenai dokumen yang akan dilegalisasi dan upload photo dokumen yang hendak dilegalisasi. Dokumen yang hendak dilegalisasi oleh Kemlu harus sudah dilegalisasi terlebih dahulu oleh Kemenhukham. Photo harus jelas, terdiri dari 2 bagian timbal balik, semua informasi pada dokumen harus bisa dibaca, termasuk bagian stiker legalisasi dari Kemenhukham. Karena itu, kalau bagian belakang dokumen kosong dan hanya berisi stiker legalisasi Kemenhukham, fokuskan photo pada stiker tersebut, tidak perlu memfoto bagian dokumen yang kosong.
3. Tunggu petugas Kemlu melakukan verifikasi atas dokumen yang anda upload. Seharusnya proses verifikasi tidak begitu lama, tapi seperti biasa, tunggu 1x24 jam. Anda akan mendapat pemberitahuan pada akun apakah permohonan disetujui atau tidak. Kalau permohonan tidak disetujui, mereka akan memberi alasan/keterangan dan anda harus membuat permohonan baru. Apabila permohonan anda disetujui, anda akan diminta untuk melakukan pembayaran lewat Bank/ATM/I-Bank/M-Bank yang ditujukan ke nomor rekening Bank Mandiri Kemlu. Kalau anda bayar lewat ATM/IBank Mandiri, langsung ada menu layanan pembayaran legalisasi Kemlu.
4. Upload bukti pembayaran lewat applikasi. Tunggu pegawai melakukan verifikasi atas bukti pembayaran tersebut, sistem pembayarannya tidak terintegrasi seperti belanja online ya . Dan tidak seperti di Kemenkumham dimana kita bisa membawa struk pembayaran ke loket dan langsung cetak stiker.
Seperti biasa ,tunggu paling lama 1x24 jam agar bukti pembayaran diverifikasi.
5. Anda akan mendapat pemberitahuan kembali setelah bukti pembayaran anda diverifikasi. Apabila bukti pembayaran dinyatakan valid, anda akan diminta untuk datang ke loket legalisasi Kemlu sehari setelah bukti pembayaran anda dinyatakan valid. Sehari setelahnya anda boleh datang ke loket legalisasi Kemlu dengan membawa dokumen yang hendak dilegalisasi.
Alamat loket untuk urusan legalisasi Kemlu:
Jl. Pejambon I Blok G No.6, RT.16/RW.1, Gambir, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10110, Indonesia
Nb: Dengan sistem Legalisasi Online, kita tidak perlu lagi menyiapkan materai 6000 dan map kuning.
Selamat mencoba, semoga lancar dan semoga sukses